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浅谈计算机网络下的档案管理

更新时间:2015-6-6:  来源:毕业论文

浅谈计算机网络下的档案管理
    1计算机网络管理档案的手段计算机网络技术的应用也给档案现代化事业的发展带来了勃勃生机。我国档案管理自动化已经走过了十几年的历程,一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用,在档案工作中起着越来越重要的作用。近年来现有的一些系统,不仅推出单机版,同时开发出网络版,网络技术已经开始应用到档案管理系统中。例如,在档案馆内部建立局域网,可以连接本单位各科室,实现档案馆办公自动化;机关及企事业单位建立办公事务和档案管理网络,可以实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化,以便协调全局性工作,共享网络信息;在各档案系统之间实现远程网,可以达到网络资源的共享,进一步提高档案现代化管理水平和档案利用的效率。可以断言,网络技术的应用将标志着档案自动化管理的一个新的里程碑。 (1)计算机以其距有科学计算,数据处理,审时控制,智能摸拟文字处理等功能,特别是在数字处理和文字处理方面,显示出其强大的潜力,依靠计算机讲述和存储技术,可以将多台计算机工作站和终端联结在一起,实现信息交换与资源共享依托通讯技术计算机网络和文字多媒体技术相结合,进行使办公化,信息传输等成为现实。目前,国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输人目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案室与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。 (2)利用计算机网络建立“电子文件(档案) 数据管理中心”。档案室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆室,是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。 (3)利用计算机网络电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。东北水利水电质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。 (4)开展计算机网络电子文件档案服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。

    2拓展计算机网络档案服务领域 (l)网络信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 (2)建立网络服务实体,发展档案产业。处于信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案室也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案室的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发科技信息,帮助企业引http://www.lwfree.cn/进开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,为企业维护合法权益服务;开发房地产信息,为城市改造和建设服务等。 (3)加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。 (4)注重“反馈”,深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如,产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等,这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键,也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上,企业进行自我调节,评判自身,检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。 (5)建立和完善档案信息安全保障体系。信息技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法,但也给档案管理带来了新的安全隐患,这是档案信息化建设必须重视的问题。在进行档案信息化建设中必须提高安全意识,防止档案信息的丢失和泄密。通过在信息化建设过程中必须制定针对性强、操作性好的档案信息安全保密规定,确保档案信息安全、完整,充分应用信息安全保密技术,解决好档案信息的保密和存储备份问题。

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