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探讨数字档案与档案管理

更新时间:2014-12-28:  来源:毕业论文
探讨数字档案与档案管理
摘要:随着计算机技术的广泛应用和网络技术的快速发展,信息资源的存储、检索、远程利用也越来越普及,“数字档案馆”渐渐浮出水面。相对于传统的档案馆而言,数字档案馆不是一种真实的存在,但是作为一种虚拟的资源却是真实的,而且是能够有效地发挥作用的。本文对数字档案与档案管理进行了探讨。   
   关键词:数字档案档案管理
   中图分类号:C93文献标识码: A
  
  一、 实施数字档案管理之目标
  1、开发建立与企业各应用系统之接口,实现与各应用系统间的无缝连接,各应用系统所产生的电子文件实现在线自动归档,将企业各业务系统数字资料,按档案的管理规范,完整无损地保存到档案资源库中。实现在企业网上的跨主机、跨地域、跨门类的快速检索应用,为企业提供便捷而全面的服务。
  2、采用J2EE、NET等技术开发管理与利用软件,与企业综合信息系统集成,按数据仓库规范开发数字档案数据库作为企业数据仓库的一个组成部分,使档案资源库在服务器上的逻辑与物理定位明确,使管理员像管理自己的纸质档案一样,脱离开所有目录和软件,仅凭资源管理器就能管理数字档案。
  3、加强对电子原文的防护,通过权限配置、归档文档专题推送、元数据锁定、电子原文只读性封装等各种手段,从技术与管理两方面,确保档案实体与信息的安全,确保网络传输及档案数据库的安全。
  4、部分电子原文按业务部门要求的模式分件存储,根据需求显示为业务部门所要求的台账模式。使电子原文便于迁移、移动载体携带、单件抽查、随环境升级迁移,即便脱离开本系统在其他环境下仍可方便利用。同时,数字文件的阅读器符合国家规定的标准。
  
  二、数字档案的收集
  数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作,所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础。随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进,各部门产生的电子文件呈数量级的增加,因此,数字档案的收集工作显得非常重要,对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等。数字档案的收集方式不同于以往的实体档案,它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储,收集范围也可以适当扩大,不仅仅局限于以前实体档案的归档范围,对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集,即使不作为档案归档,也可以作为资料保存,为日后尽可能提供更多的服务社会、满足各方面的需要奠定良好的基础。
  
  三、移交归档的重要性
  数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档。传统档案部门之间的档案移交,多采用物理归档的方法, 即将档案的原件直接归入档案馆保管, 而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求。数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档, 而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点。所谓逻辑归档, 即依靠网络通信技术将应归档保存的档案(电子版本)发送至档案馆的归档过程。逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全。在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时, 要保证档案在传输过程中的安全, 以防被窃取和遗失。
  
  四、数字档案管理中存在的安全隐患
  1、基于计算机技术特性的档案数据风险
  数字档案信息的存贮、传输和利用是以计算机、存贮设备、应用软件系统和网络为基础的。档案数据的读取完全依赖于存贮介质和读取设备。现代技术还不能完全解决数字档案的长期贮存问题。当前常用的存贮介质(光盘、移动硬盘等)与传统介质(纸张、胶片等)相比,虽然具有能够存贮海量信息的优点,但是其存贮的条件相对苛刻,对温度、湿度、磁场的要求较高,寿命与传统介质相差甚远;数字档案信息的读取必须依赖计算机设备。如果出现硬件故障,如服务器故障、网络出错,磁盘阵列出错、电源掉电等,数字档案信息就无法读取;如果出现软件故障,如系统瘫痪或关键应用发生问题等,数字档案仍然无法读取。形成于不同软硬件环境下的数字档案不能完全兼容,格式转化困难,给数据的读取造成障碍。当软硬件升级换代时,不及时解决格式转换问题,数据也无法读取。目前计算机语言更新速度很快,平均每三个月就问世一种,而大部分语言之间不能兼容,不能预测现在形成数字档案时所使用的计算机语言在未来是否依然能够通行。另外,无论是Windows操作系统,还是Unix操作系统,都存在着漏洞和薄弱环节,都有遭到病毒、黑客恶意攻击和破坏的可能。以上情况对数字档案的长期安全保管提出了考验。
  2、基于管理能力和技术水平的人为风险
  影响数字档案安全的风险因子是多元的,除了技术问题之外,数字档案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我国档案数字化建设起步较晚,档案信息数字化方面的法律、法规还不健全,档案数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理,缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度。从概率上讲,档案数据灾难是小概率事件,所以很容易让人产生麻痹思想,对可能造成数字档案的风险抱有侥幸心理,对防范数字档案风险的高成本投入望而却步。另外,电子文件有易传播、易修改、易删除等特性,而档案管理系统是个多用户多管理的系统,因管理不善导致数字档案载体的损害或工作人员的操作失当也会带来误删除、误覆盖,越权访问、恶意篡改等安全事故。
  
  五、数字档案的鉴定
  目前,只有关于实体档案的鉴定管理办法,对数字档案的鉴定工作尚未深入展开,许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么。所以首先,有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法,鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等。鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档,保管期限是多久,还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等。
  
  六、数字档案整理
  对于传统档案而言,档案整理工作是最重要,也是最主要的一个环节,工作量大,涉及到组卷、装订、编目等一系列工作,而对于数字档案而言,笔者认为这部分工作可以尽量简化。因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的,它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内,而是借助于计算机和网络技术,将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播,供用户在任意终端进行查询利用,所以,数字档案的整理可以借鉴教务管理系统,考试系统等类似的形式,比如试题库都是日积月累建立的,需要一份试卷时,根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索,自动生成一份试题;学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入,查询成绩单时也是根据检索条件自动生成,试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的,本身没有先后次序、没有相互联系的。同样,数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢?在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷,不需要档号、类目号等,而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”,实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系,随时自动整序,互相参见指引,计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合,尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系。
  
  七、数字档案的保管利用
  如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位,那么检索利用工作就变得相当容易,可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面,变被动利用为主动利用,为领导或各部门工作主动提出决策,让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现。而数字档案的保管就不如实体档案那样简便,实体档案要注意防火防盗等,而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等,另外数字档案存储的载体不同,寿命也不同,那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短,要记住定期转录、介质转换,同时,为了保证信息不丢失,至少要以不同的载体形式双重备份。
  
  八、如何做到数字档案管理安全
  传统档案馆只有在白天开放, 而且纸制档案保存在监管严密的库房中, 其安全性极易得到保证。而数字档案馆以网站为其服务的平台, 对外全天二十四小时服务, 而且信息资源库只需要用户名和密码就能够进入,其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机黑客技术得以攻破, 因此, 档案信息资源库的安全隐患很大。
  实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的,数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证(Certificata Authority,也称电子商务认证中心,是负责发放和管理数字证书的权威机构,并作为电子商务交易中受信任的第三方,承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任。)来实现,核心技术就是密码体制。常用的认证方法大致是这样:发文方和收文方各自都有一对密钥,分别称作公开密钥(以下简称公钥)和私有密钥(以下简称私钥),用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开,公钥是对外公开的,密钥只有自己才知道。所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密,而后再在网络进行传播,收文方收到后用自己的私钥解开http://www.lwfree.cn/密文即可。但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的,所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法(又称哈希函数,是一个数学方程式,它可用文本,如电子邮件信息等来生成称为信息摘要的代码,该算法是不可逆的。)得到原文的摘要,并用自己的私钥对该摘要进行加密,收文方用发文方的公钥对收到的摘要进行解密,然后对同时收到的密文也进行一次hash算法,如果得到的摘要和收到的摘要是一致的,则可以证明文件是发文方发的。至于彼此的公钥真假性则是通过CA中心这个机构进行认证的。
  
  结束语:随着信息化的快速发展及建设,电子档案的出现给档案者管理提出了一个亟待解决的课题,如何实现它的收集、保存和快捷、有效利用,完善档案管理,实现企业档案管理与企业信息系统的无缝链接,是现代企业档案管理的发展方向。
  
  参考文献:
  [1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊,2007,(9).
  [2]宋筠.高职院校电子化档案应用初探.考试周刊,2008,(47).
  [3]马学华.高职院校电子档案管理工作发展探讨.黄河水利职业技术学院学报,2008(20).
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