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成为一个优秀的初级秘书应该注意的几个问题

更新时间:2012-6-2:  来源:毕业论文

摘要:秘书是承上启下、沟通左右的桥梁和枢纽,是一个公司不可缺少的职位。作为初级秘书的我们要摆正好自身的位置、要有熟练的办公软件操作能力、要细心有忍耐力和自制力、要熟练把握公司业务流程、要有过硬的人事行政能力等我们才能不断完善自己,成为一个优秀的初级秘书。
关键词:初级 秘书  完善自己  优秀

在我的实践当中,我认为目前作为初级文秘的我们,必须要在文秘本身专业方面不断完善自己,才能成为一个优秀的初级秘书:
文秘工作大致可以分为abcd四个层次,最上层a部分工作主要是参与企业经营决策、协调与各方面的关系、陪同上司出席各种商务活动和负责秘书部门的管理等工作;b部分工作包括上司办公室管理、负责文件起草、论文网http://www.lwfree.com/  信息收集、日程管理、上司出差准备等工作;c部分工作包括上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作;最底层d部分工作主要是负责办公用品管理、安检卫生等行政后勤工作。秘书工作的核心主要是bc两部分,一般负责ab两部分的人叫“助理”负责bc两部分叫秘书而前台或文员就是负责cd两部分。一般在一些小公司,助理=秘书=前台=文员=打杂=茶水生=繁琐。
我是在光明乳业股份有限公司分在湖南的一个办事处。办事处分管四个地级市,只有我一个文员,工作责职基本上算等于上诉等式了。属于初级秘书。我在公司所做秘书工作范畴中的工作是:1、负责办事处电话接听、收发传真、邮件的收发、文档复印等工作。2、负责办公软件的操作、各类办公文档录入、排版、打印。日常文书、资料整理 3、根据经理要求完成有关报告、文稿起草。4、根据实际需要采购办公用品并及时登帐。5、做好主管每天每月考勤。
虽然这些事情看起来非常容易,按平常人说一分钟可以办好的事情,但是真正做起来却不是那么的容易,有时甚至你的工作会在最基本日常工作卡壳,做这些事情并不是盲目的做,盲目做事任何人都会做,但是能够在各个简单的工作中领悟别人无法领悟到的思想,这才是真正的做事。
打个比方:最简单的接听电话,因最近公司货物短缺,造成经销商缺货现象,一般经销商在主管面前反映无法得到答案时一般会打电话到公司来询问,这时作为一个秘书需要的做的就是不能让他打扰到经理并且能够很好处理这类投诉的事情,这才是两全其美的办法。所以这就需要你必须清楚了解整个公司的运作、发货的流程、造成货物短缺的原因等等,让经销商能够平静下来耐心等公司处理好这些事情,给他们妥善的解决方法。刚开始过来我并不了解,我认为公司的客户为大,一有经销商打电话我就会大声叫经理来接电话,即使经理在忙其他重要的事情,后来经理说,“以后经销商的电话你要尽你的能力去解决,我们30多个经销商一天打一个电话那我还能开展什么工作?”听后我认真的反思了,并且很努力的去尽快融入公司,了解公司每个月的政策和发货流程,等到经销商给我打电话的时候,我就会说:“您好,我们经理不在,你有什么事情可以跟我先说一下。”然后经销商有什么问题我基本上都能对答如流,充分解释给他们听,后来还有个经销商夸我说:“你比以前的那个文员强多了。”我当时好开心,觉得自己做了一件很有成就感的事情。现在有个经销商有什么问题都会直接打电话问我,他说他信任我!这让我感到非常的高兴。2455

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