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公司前台工作制度修订说明

更新时间:2012-6-2:  来源:毕业论文

摘要:前台是公司对外形象的窗口,一言一行都代表着公司,接待公司来访的客人要以礼相迎,接听和转接电话要态度和蔼,处理日常事务要认真仔细,对待同事要虚心真诚。
关键词:电话;接待;

一、上班前准备工作
1、上班提早三十分钟到,先到保安处领取当日报纸,挂于大厅两侧的报刊架上,并检查报架上摆放的公司期刊、产品说明、杂志等是否放置整齐、。
2、将前台会议室、培训室、贵宾室、大厅两侧的普通会客区椅子摆放整齐,桌面清理干净。
3、将电话、便签、工作记录本、笔、面试申请表等文件资料准备好。论文网http://www.lwfree.com/  
在公司原前台工作制度中并未包含这一点,加上这个要求,也是通过在工作中总结出来的经验,曾在工作中碰到这样的情况,因为没有提前做好这些准备,当接到当天第一个电话的时候,还在抽屉里翻找电话记录本;有人过来面试,却还在找面试登记表,这样就大大降低了工作效率,工作不是有条有理,而是忙得焦头烂额,事情却做得乱七八糟。
二、上班期间工作
(一)电话接听
1. 接电话时,要有礼貌、口齿清楚、声音优美。
2. 电话过滤,对于一些莫名其秒,耽误工作的电话,如做各种产品的推销等,总机要采用委婉的拒绝方式,既不会损害公司形象,又给了打电话的人足够的面子,如所接电话对方说不出负责人的姓名,可以说:“啊,实在对不起,电话没人接”或“实在对不起,××今天不在”。
在现工作制度中加上这一点,是因为在工作中经常会碰到一些推销电话,如LED厂、服装厂、模具厂、电子厂、旅游公司等一些厂家会以价钱方面的优势或是种类来进行推销,对于这类电话,如果一下就挂断对方的电话,会使他人觉得我们公司对于人的最起码的尊重都没有,况且对方也有可能是潜在的供应商,也可以让对方传真一份资料过来。
3. 及时转接,电话要三声之内接起来,拿起电话的第一句话应该是:“您好,彩熠”,之后再转到客户所需要转的分机号码。
在现工作制度中加上这一点,是因为公司电话基本上都要通过总机来转接,电话是连续不断地打进来的,所以必须快速接起电话,转完这个电话后,立刻接起下一个;如果在三声之内还没接起电话,对方可能会认为公司没人在,因此挂断电话,给人造成公司很散漫的印象,而且耽误双方的工作时间。

4. 如果客户不知道分机号码,而只知道姓名或部门名称,需要查询的时候,应该说一声“请稍等”,然后尽快找到分机号并转过去,这个时间长度不应该超过10秒钟。
5. 如果分机占线,就要以抱歉地口气跟客户说:“对不起,您要的分机占线,请稍过一会儿再打过来,2455

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