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信息时代档案管理模式论文

更新时间:2014-12-8:  来源:毕业论文

信息时代档案管理模式论文
1信息时代中电子文件的内涵和特点

1.1电子文件的内涵。电子文件是对档案进行电子化管理的一种方式,电子文件是指计算机对档案进行处理和储存的一个方式,用数字代码的形式进行记录文件中的信息。世界档案管理协会对于电子文件进行了定义:电子文件是以代码的方式进行记录,通过磁盘或者穿孔带对档案进行整理和储存,使计算机中处理档案的格式符合美国处理文件的格式。1.2信息时代中电子文件所存在的特点。1.2.1电子文件对于信息具有不可识别的特点。电子文件在对档案进行记录时,一般记录的形式以符号代替,人们不能用肉眼直接进行识别,需要用技术进行解码和分析,可是传统纸质文件中的信息是直接用文字和图片进行记录,可供人们直接进行阅读。1.2.2信息具有动态的特点。电子文件和传统的纸质档案中有着相同的物理特性,但是形式上存在一定的差异,即阅读和记录的形式不同,储存信息的方式也有所不同,在信息媒体记录下的电子文件和纸质文件存在一定差异,它是根据逻辑的形式建立起来的,用键盘进行存储、修改和记录的操作,按照不同需要完成不同的表述,形成信息化的档案管理模式。1.2.3信息具有可控性和容易丢失的特点。电子文件相比纸质文件,直接运用计算机对文件档案进行处理和修改,一是为了创新传统的档案管理模式,使档案的整理和分类工作更加便捷和高效,二是由于电子文件极易发生删减、丢失甚至损毁的状况,所以文件的安全性和可靠性低于纸质文件。

2信息媒体时代对传统档案信息管理带来的挑战

2.1社会环境给传统档案带来的挑战。档案信息管理最开始是为了查阅者提供档案资料,经过专门的管理人员对档案进行管理,使宝贵的资料得以保存,传统的管理模式将纸质档案不被损坏作为保护重点,纸质的保存方法成为了信息化时代中的缺点,管理者除了保护资料之外,还要尽量使资料的保密性得到保证,所以很少有人能接触到这些资料。这样的管理模式虽然有不足,但是对于资料的保护是很有益的。随着信息化的时代出现,使人们对信息的需求量不断增加,为了满足人们的需求,这就需要我们对档案进行管理,这些档案会帮助人们找到自己需要的信息,但是又要保证信息的秘密性,这就对档案管理工作提出了要求,需要将信息化引入到档案管理工作之中,利用网络的方式进行档案的整理和对归档,更好的适应时代变化。在信息化时代中更注重的是档案的分享和传递,这就是信息时代的要求。传统的档案管理方式具有一定的隐蔽性,这和信息化社会的要求不相符,在档案管理中将信息化加入进来,可以大大的满足人们的需要。2.2社会的信息化发展。人们对于信息化的应用越来越广泛,在各个领域都有所涉及,信息化的应用使我们的生产和生活更加便利和快捷,信息化的普及也逐渐应用到社会的服务领域,社会服务促进档案管理模式不断进行创新,服务信息化可以使用户从被动的地位上升到主动的位置,建立信息化的服务之后,可以直接要求服务部门提供相应的服务,传统的管理模式使用户处于被动的位置,将信息化和档案管理相结合之后,就可以使用户在网上直接获得自己想要的信息。由于社会的信息化发展,使人们的要求变得越来越高,传统的档案管理模式并不会满足人们对于资料的需求,并且传统的管理方式使服务的质量受到影响,为档案管理带来了巨大的挑战。2.3信息化管理档案方式的出现。随着社会信息化的不断发展,使电子档案应运而生。从信息化的服务层面来看,电子化管理模式对档案管理的创新起到了基础性作用,为档案管理从传统模式转入信息化模式起到了推动作用。电子档案的管理模式产生的影响:第一,将传统模式转化为媒体服务,将电子档案中单一的方式转化为媒体发布,第二http://www.lwfree.cn是传统的定期模式转为随时模式,建立了档案之后,客户可以不定时的在电子档案中进行查找资料,第三,可以将专业的服务和休闲服务结合在一起,不管是方案的对象还是查找者所要查找的目的都是不一样的。

3进行电子档案管理的建议和意见

3.1使思维方式得到转化和更新。电子档案是档案管理中的重要组成部分,但是很多人却将这种方法只是作为档案管理的辅助措施,这样会在不久之后,使档案管理面临危机,电子档案的重要性需要一个漫长的时间来进行建立,并且需要转变传统的管理模式,在纸质档案管理的基础之上,和信息技术相结合建立电子档案管理模式,这样才可以时档案管理更加规范化。3.2档案管理应依赖科学技术解决档案中存在的问题。很多事例证明:计算机的安全问题无法得到基本上的解决,最为有效的办法是从系统编辑和工作人员的管理中进行解决,使档案管理在技术上得到保障,实施的方法有:一是对电子档案进行物理方面的保护。第一,注意防磁,因为电子档案的空间中存在着很多磁场,应使录磁介质和磁铁表面保持一定的距离。第二,使环境的温度得到控制,最为适宜的温度是18摄氏度,而适合的湿度是百分之四十,第三是防止机械受到损伤。二是建立一套有效的防灾措施。最为有效的措施是建立档案的备份机制,备份机制可以满足多方面的要求。进行备份之后就可以避免物理故障的发生,将软件技术和人工的方式相结合,有效的解决因操作产生的问题,使电子档案形成多层防护模式。三是可以加强保密措施来保障档案的安全性。四是增加密码的保密性管理。密码是信息技术中保密的常用方法,这一方式尤为重要。

信息时代的到来为传统档案管理工作带来了巨大的挑战,尤其是将挑战和影响作为全面完善档案管理的动力,这就使信息时代中的档案工作成为档案管理中的重要环节,对于提高电子技术起到了重要的作用,加强对电子档案的管理工作,利用信息技术,更好的适应时代的要求。

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