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高校档案管理“失范”分析及解决途径

更新时间:2015-1-31:  来源:毕业论文
高校档案管理“失范”分析及解决途径
摘要:本文详细阐述了高校档案管理“失范”的具体现象,并针对强化高校档案管理的有效措施进行分析,提出了笔者的几点建议。希望通过本文的分析,帮助同行更好地面对工作中存在的问题。
  关键词:高校档案管理  失范  有效措施
  1.高校档案管理“失范”现象分析
  1.1失重
  由于档案管理工作在高校整体管理工作中的地位不高,投入力度较小,因此到目前为止各高校并没有真正将档案管理工作放在工作日程之中。现阶段,许多高校都没有专门设立档案管理机构,只有部分高校设立了综合档案室,但是即便如此,其内部管理体制也不健全,并且档案管理队伍的人数普遍较少、年龄较大、专业技能较弱,因此高校档案管理工作的各方面条件都无法满足现代化档案工作的需要。
  1.2失衡
  失衡主要是指高校档案管理工作与国家现行的档案法规要求不相符。高效管理工作是一个整体的、系统的工程,如果某一方面失衡,则这些工程就会出现质量问题。但是历年来,高校普遍重视其“中心工作”,忽视了档案管理工作的重要性,因此造成高校管理工作的整体质量出现问题。失衡的主要原因是由于高校领导对于档案管理工作的认识不足。
  1.3失迷
  档案管理工作不仅是学校的基础性业务之一,更是学校管理的重要组成部分。但是由于档案管理工作的基础较差,发展进程较为缓慢,无法紧跟学校发展的进度,从而降低了其贡献率。并且,档案管理的传统模式一直没有改变,造成档案主动开发利用不能得到应有的推动。
  1.4失控
  高校管理层忽视了对档案信息的有效管理,档案管理部门逐渐成为被动的参与者,上级各部门所提出的各项制度和措施得不到贯彻落实,导致档案管理制度无法发挥其自身优势,给高校档案管理部门带来了不良影响。与此同时,缺乏健全的档案管理制度,无法保持其与各部门、院系之间的相互联系,难以实现档案信息资源的产生、累积、保存等过程的全面控制,有档不归、借档不还、档案丢失等现象十分严重,档案管理工作的总体情况并不乐观。
  2.高校档案管理“失范”的影响
  第一,高校档案管理在大学文化建设中起着至关重要的作用,直接关系到高校核心竞争力的提升,高校档案的文化价值和属性直接决定了高校的影响力,是一项重要的文明成果。现阶段,高校档案管理太过侧重于现实文化,忽视了历史文化的重要性,阻碍了高校档案文化价值的开发与利用;高校将历史文化与现实文化建设区分开来,没有进行有效整合,缺乏明确的目标,导致高校文化建设的内涵不深。与此同时,高校档案管理人员自身认识较低,档案管理意识较为薄弱,责任意识不强,导致高校档案信息和材料不完整,大大降低了高校档案信息和数据的准确性。
  第二,高校档案管理“失范”会对学校的中心服务工作造成较大影响,进而制约学校的整体发展。高校在开展各项工作的过程中,需要利用档案的原始价值进行参考或凭证,这也是档案实现自身使用价值的表现。但是一旦出现档案管理“失范”现象,则档案容易失去其利用价值,难以发挥原有的作用。在高校的实际工作中,不论是规划论证、评估验收、编史修志,还是干部任用考察、学生出国就业、维护校园稳定等工作都需要借助档案资料。档案工作的基础条件较差、管理方式落后、师生及员工档案意识薄弱等因素都会使档案价值得不到充分利用,从而对学校管理的整体效率造成影响,进而直接或间接地影响学校整体的健康发展。
  3.强化高校档案管理的有效措施
  目前,针对高校档案管理工作最新的法规是“27号令”,高校档案管理工作应当将“27号令”深入贯彻其中,这是防治管理“失范”的有效措施。高校档案管理工作主要是将综合档案、学生档案与人事档案进行统一管理,因此需要针对“集中统一”的管理方式将干部人事档案管理的法规要求一一落实,同时制定符合本校实际情况的档案管理规章制度或方法,并在管理网络、档案信息化建设和工作队伍建设等方面制定有效的管理章程以及业务细则。在大学管理认识方面,档案管理需要从人治管理到法治管理,并重视文化建设的价值管理。因此档案工作应该纳入到高校整体管理工作的“法治体系”当中。针对高校档案管理的“失范”现象,采取有效措施并不困难,但首先需要的是转变观念、强化意识并创新思路,在此基础上才能获得有效的执行力度。
  3.1做好档案法治教育,强化档案宣传工作
  现阶段,高校应当宣传贯彻教育部“27号令”,确立健全的“依法治档”观念。同时,加强档案管理的宣传工作,强化全校的档案管理意识。在学校制定工作计划、部署整体工作、召开相关会议时,应当将档案管理工作纳入其中。尤其在学校“十二五”的规划建设中,要加强解决学校档案工作的建设问题。
  3.2健全高校内部档案管理机制
  “27号令”强调,在高校内部的档案管理工作中,必须确定“档案工作校长负责制”或者成立专门的档案工作委员会,将档案管理机构升华到与学校整体事业的实际发展相符程度。并且要构建全校的档案管理网络,采用“分级分层、定岗定位”的长效机制,将档案机构与高校各个院系、部门的责任挂钩,制定适合学校实际情况的档案工作管理办法,并且还要建立人、财、物等诸多方面的保障机制,从而有效提高档案工作的质量和效率。
  3.3将档案工作的发展渗透到大学文化当中
  在现代大学文化制度建设中,要纳入高校档案管理制度建设。利用大学文化建设的开发力度组织研究队伍,将学校档案工作作为大学核心竞争力培育的基础,结合校园文化建设增加对档案工作的投入力度,从而改善档案工作的环境,并调动档案管理人员的工作积极性,使档案管理工作一直处于充满生命活力的状态当中,进而获得可持续发展的动力。
  3.4开拓档案的工作职能
  档案管理部门要主动利用体系建设转变传统的管理模式,加强资源体系建设的同时促使管理模式得到进一步的创新,不断拓展工作内容,在此基础上,完全实现“四个转变”,即由单一的接收转变为接收与征集并重;由单一的纸质材料保管转变为纸质材料与数字材料并重;由单一的“普通提供利用”转变为“普通提供利用”与“主动开发利用”并重;由单一的资料性汇编转变为资料性汇编与研究性汇编并重。高校应当利用“四个转变”逐步实现具有丰富性、特色性的档案资源建设,实现具有文化性、创造性的档案管理工作。
  3.5强化队伍建设 http://www.lwfree.cn
  档案管理工作并不仅仅是高校档案管理部门的事情,而是需要全校各个院系、部门一同合作才能完成的系统性工程。按照“27号令”的要求,高校档案管理要逐渐趋向于网络化管理,并且培养专职与兼职两支管理队伍,结合综合档案、学生档案和人事档案管理工作的不同要求,强化队伍建设,加强业务培训和指导工作,提高档案管理人员的责任意识、岗位意识、业绩意识以及创新意识。
  4.结束语
  综上所述,我国高校管理工作作为一项十分重要且复杂的工作,其管理基础较为薄弱,导致其与社会文化发展的各项需求及高等教育需求之间的矛盾日益加剧,阻碍了高校档案管理工作的顺利进行。从我国目前的管理现状来看,还存在或多或少的问题,迫切需要得到高校管理人员的重视,并加大对其的投入,不断总结和完善,促使高校档案管理的网络化发展。
  参考文献:
  [1]杨洪宇.新时期高校档案管理工作中存在的问题及解决途径分析[J].牡丹江大学学报,2012(7):180-181.
  [2]胡福娥.高校档案管理工作现状分析及解决对策[J].科技情报开发与经济,2009(18):185-186.
  [3]彭志斌.论高校档案管理“失范”与对策[J].江苏高教,2010(4):51-53.
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