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项目管理在研究所科研课题管理中的应用

更新时间:2015-1-31:  来源:毕业论文
项目管理在研究所科研课题管理中的应用
摘要:衡量一个研究所知名度和核心竞争力的根本因素是科研水平和质量,这就要求科研管理部门把组织申报课题和开展科题研究作为一项重要工作来抓。针对科研项目具有创新性、知识领域广和风险高等特点,在科研项目开展的不同阶段,必须采取相应的项目管理方法,才能按时高质量地完成研究任务。
  关键词:科研管理  知识领域  管理方法
  On the Applying Project Management to Management of Science Project in Research Institute
  Lan Wang, Xiaofeng LIU, Shuwen GUO
  (Weapon Industry Health Research Institute,Xi'an City, Shaanxi 710065)
  Abstract:The fundamental factors measuring popularity of an institute and core competitiveness are the level and quality of scientific research. It is an important work that the scientific research management departments should organize declare project and carry out research. For innovative research projects,extensive knowledge and high risks,at different stages of research projects,must take the appropriate project management methods in order to complete the research tasks on time with high quality.
  Keywords: Scientific research management, Knowledge areas, Management
  目前在一些科研项目管理中存在着不少类似问题,如项目研究范畴雷同,经费核算不准,过程控制不够及时,评价验收不规范,技术推广滞后或者未推广等问题,结果造成很大浪费[1];再加上科研管理涉及知识领域广、受控因素多、工作量大,这一切对科研管理人员提出了更新更高的要求。如果在科研课题管理中科学地运用项目管理的手段,使科研项目的管理实现制度化和科学化,那么就可以极大地提高科研管理水平,保质保量按期完成任务,既出人才和成果,又创效益。
  1 科研项目管理新特点
  项目管理体系包含对进度、范围、质量、资金、人力资源、采购、风险、沟通、整体等九大管理领域,其中前四项属主体领域范畴,最后一项属综合管理,其余四项属辅助领域范畴[2]。就科研所科研课题管理而言,其内容涵盖一般项目管理框架外,还突出以下三个方面特征:
  1.1 创新性
  创新是指在特定的环境中,人们本着理想化需要或为满足社会需求,而改进或创造出不同于过去的新思路、新方法、新产品。科研项目创新既可以表现为一种新发现,体现出对新知识体系的贡献,即基础性研究,也可以表现为成果的应用和推广,体现出技术的先进性和潜在的效益,即开发研究。如果说科学技术是第一生产力,科研创新是各类创新的源头,那么科研管理则是科技创新的前提和保障。一方面为使创新在复杂的智力系统中达到更好的效果,往往创造良好的环境,采取各种有效的措施,灵活的反应机制,服务于课题研究;另一方面在管理上创新,即在课题管理中,找寻一种有利于目标实现的最佳管理组织方式,将课题研究思维模式转化为创新性的课题管理思维模式,在科研课题管理中应用项目管理的方法,从理念上和行动上增强对课题管理的成功标准把握。因此科研管理也是一种创新性的实践活动。
  1.2 知识性
  科研所科研项目组研究成员是知识密集型群体,课题研究的结果是知识产品,因而提高科研管理人员的知识水平、提升其开发创新能力、转变和创新其管理思路及管理方式都属于知识管理的范畴。在对项目组织所拥有的和能接触到的各种知识资源进行提取、判识、评价过程中,充分发挥作用的管理过程就是科研管理中的知识管理。
  1.3 不确定性
  在科研项目管理中存在着大量的不确定性风险,首先是辨识风险,查找它们的来源信息,一般归纳起来不外乎两大类,即内部信息和外部信息。内部信息包括:对内部成员有效沟通失败,成本预测不全面,项目进度把握欠佳、评价体系不完整等;外部信息包括:该课题研究的前景瞻望不深远,市场预测偏移,外部因素干扰等。当获取信息渠道不通畅时,不确定性增加,风险随之增加,当信息能够充分获取时,未知因素减少,风险概率随之降低。针对这些不确定性因素,采用量化的方法评估风险,通过利用模糊数学理论、灰色系统理论或者概率论和数理统计理论,综合研究不同的不确定性因素,对科研项目进行分析、建模,进行技术风险评估和市场风险评估,从而制定相应的策略。
  2.科研项目全过程管理
  既然科研课题管理有自身特点,属于一个特殊的管理范畴,那么从项目前期准备、申报立项、中期检查、评价结题到成果转化等各阶段必须实行全过程管理,使管理活动贯穿于项目整个寿命周期。以下从科研项目的前期准备阶段、申报立项阶段、实施阶段及总结阶段谈谈如何开展全过程管理。
  2.1申报准备阶段,强化长期科研的意识,为申报课题做铺垫
  在项目申报通知前,一方面积极组织讲座及交流会,聘请有科研经验的专家讲解和宣传其从事科学研究的经验,营造一种积极进取、和谐宽松的科研氛围,增强职工和科研人员科研信心,发扬雷厉风行、协作配合的科研作风,鼓励大家积极申报科研课题,以此提高团队凝聚力和管理工作效率,有助于将来项目申报工作质量;另一方面提前开展系统论证和大体设计,这是一个长期的过程,甚至是一个无结束的过程,一般项目从组织申报到上报申报材料往往半个月,仅依靠这么短的时间准备科研项目的申报是不现实的,因此就需要申报者在了解各级各类项目申报时间的前提下,有一个长期的科研申报准备,需要从事科研的人员具有“长期科研”意识;最后在制度方面,科研管理部门应协调各部门在配套经费、试验设备、办公环境、成果奖励等方面加大扶持力度,不断完善科研管理规章制度,引导科研人员积极申报课题。   2.2申报立项阶段,切实组织好科研选题和队伍组建工作
  申报阶段是项目管理的关键,在以往的的课题申报过程中,由于选题不当或填报表格时,没有认真研读吃透通知精神,导致申报的课题偏题、课题重点不够突出、研究思路不明晰、项目目标不明确等失误,导致申报的项目中标率偏低。因此该阶段须做好:
  第一,选好课题,严把申报质量关和遴选关。科研管理部门接到申报通知后,要及时有力地进行动员,鼓励生产人员及科研人员认真填写科研申请书。申请书是专家评审时的唯一依据,填写申请书质量的好坏直接影响项目能否申报成功,这其中题目重要性可以达到50%~80%,所以说题目的选定又是重中之重。一个好题目首先要有新意。“新”不可能全新,可以老题新做,也可以“小题大做”,尽量使问题细化,从纵深挖掘,从内涵挖掘;其次要有有价值,能体现某个领域的创新或有较高的理论意义和实际应用价值;最后要有竞争力。总之,选择科研课题既要考虑能够最佳发挥自己具有的知识贮存、知识结构和研究才能,又要遵循可创新性、合理性、实用性的原则。在填报申报表过程中,科研管理部门要发挥学术委员会的作用,邀请组织专家评议申请项目的主要内容、技术路线、研究方法、重点难点、创新之处等,把好选题关、论证关、申报关,确保研究技术路线正确、研究方法得当、研究价值高的申请课题预选上报,从一开始就使课题的申报立足于高起点,提高立项成功率。
  第二,组建好研究团队。对于一个研究所而言,http://www.lwfree.cn科研实力的强弱并不是单个学科、单个部门或者单个项目成果的累加。对科研课题的申报,科研管理部门必须进行有意识地引导,首先提倡勇于奉献、热爱集体的精神,其次整合优势,挖掘特色,将科研实力集中到重点基地和重点学科建设上来,全局统筹规划,以联合协调的科研格局,协调组织跨部门、跨单位联合申报,适时引入“外援”,当然课题负责人和研究主体必须是研究所本单位人员,并注意理论工作者与实际工作者的有机结合,组成多学科的课题组联合攻关,避免个体的、单一学科的、分散的研究活动单打独斗。对于主要参加者人数不应太多,也不要太少,一般依课题的内容选择3~5人较为合适。尤其值得注意的是对于综合研究或应用对策研究,生产部门的人员最好有一些,与生产联系紧密的课题尤其应如此;在成员搭配时,尽可能合理,如分工、专业特长、学科特长等,使科研课题研究在一个团结、和谐、技术过硬的团队中开展。
  2.3项目实施阶段,切实做好中期检查及进度、成本、技术统一协调
  申报立项获准后,科研管理部门应及时给课题组转发科研管理办法,积极抓好研究计划、研究经费组织落实等科题启动工作。一旦课题研究实施,就必须在研究过程中,适时地对课题进行查促,避免过程管理失控或者由于管理不规范,致使经费超标和课题延期,出现弄虚作假甚至资源浪费等现象。因此,科研项目能否按时结题及确保资助效果的关键环节是科学的中期管理工作。
  第一,严格执行中期检查。进度控制是项目管理的重要部分,科研课题管理中的一个重要环节就是在课题研究过程中定时实行监督检查,严格执行节点进度控制管理。通常科研项目启动后3个月和结束前3个月必须各设定一个节点检查,检查由科研管理部门负责组织实施,凡在科研计划书中明确的课题节点任务、目标执行情况应逐一检查,形成节点检查报告,将作为阶段性预算分割、产值分配和考核项目负责人及部门负责人的重要依据。目的在于对项目研究意义、进展程度、研究水平等进行阶段评估与考核,对在检查过程中发现的问题,督促解决,以保证课题的有效实施[3]。
  第二,加强成本管理。成本管理贯穿于项目的自始至终,是反映项目研究状况最直接的指标,经费管理要实现专款专用,科学地管理。如果经费管理不当,不仅不能够有效约束项目研究人员遵守管理规定,而且会挫伤他们的积极性,导致课题目标不能按期高质量地完成。因此,必须制定科学的经费管理模式并严格执行,切实发挥经费资助实效,这种在经费使用上先算后花,预先控制,可以有效避免项目超概算严重,对课题研究尤其重要,是科研所项目管理手段中最具有激励约束功能的手段。
  第三,进度、成本、技术管理统一协调。项目进度计划、成本计划是实现研究目标的控制结点,在以进度和技术为依据,以实现既定的技术性能、满足客户需求为最终目的的 过程中,应遵循以下三项原则:一是注重预测性,从时间、经费、技术等各方面预判,做好应急预案,解决突发事件;二是注重均衡性,在进度、经费、技术这几个约束因素间寻找平衡,以获得整体上利益最大化;三是利用“矩阵管理”的特点,及时调整项目组,使项目管理在灵活运用人力资源上最大限度地发挥优势。
  2.4 项目总结阶段, 做好项目结题验收和成果申报转化工作[3]
  第一,严格执行项目结题验收。科研项目最终形成的是科研成果,按照项目结题程序,认真履行结题验收,既能鉴定项目完成的质量,也能衡量科研管理工作的质量[3],因此科研结题验收对于促进科研项目管理科学化、规范化,推动科研项目按计划、高质量完成很有意义。一般情况下,在把好项目申报关、中期检查关的前提下,课题研究都可以按时结题。但为了防止出现意外情况,科研管理部门应督促项目负责人在规定的时间内提交各种材料,并认真初审提供的材料,对已达到预期研究目标的科研项目,再向立项单位提出结题申请并交结题验收评议组,以便检查验收,通过结题的项目及时移交上级主管部门。
  第二,注重科研成果申报和转化。科研项目通过结题验收后,并不意味着项目就此结束,而是项目的另一个新的起点。科研管理部门要加强科研项目验收后的追踪管理,以此为契机,推动项目成果朝三个方向发展:一是加强科研档案归档意识,规范管理,做好备案工作,及时督促项目负责人将科研项目结题的全部材料整理成册,报送并存档,并提供所有材料的电子版,这直接影响着科研管理工作的效率和连续性;二是督促课题组在时机成熟时申报鉴定成果,并加强科研成果转化。科研成果转化是指新发明、新产品、新技术转化成成品、样机、技术得到全面推广应用等,是科技与经济结合的最好形式,经济的竞争愈来愈表现为科学技术的竞争,重视科研成果转化是世界竞争发展的需要。因此要进一步加大政策宣传力度,鼓励企业加大科研投入,鼓励科技人员致力于科研成果的转化。从优化政策环境、协调加大资金投入、创新机制等方面,保障并加速科研成果转化,使科研成果取得较好的社会效益和经济效益,这也是落实“科学技术是第一生产力”的关键。三是抓紧成果的报奖申请,通过科技奖励达到对课题研究成果的认可和评价。
  3. 结束语
  总之,研究所科研管理的总体目标和根本宗旨,就是通过符合科学研究自身规律和社会主义市场经济机制的科学化和规范化管理,以及优质、高效的服务,建立与国际化、开放型、现代科研院所相适应、充满活力、高效精干的科研管理制度,达到提高科研水平、丰富科研成果、促进人才培养、增加科技收入、实现科技目标,从而整体提升科研所研究实力。在管理中应做到:
  3.1针对科研人员的工作具有知识集成、学科集成的特点,有继承性更有创新性等特点,实施以柔性管理为主,充分发挥人的主观能动性和创造性,最大程度地激发科研人员尤其是青年科技人员的创新潜能。
  3.2坚持以人为本,服务科研人员为原则,开创项目管理新思维。从服务的角度进行过程管理,管理过程中提高服务质量,服务过程中提高管理水平,为科研人员创造良好的造科研氛围和科研条件,使研究所多出成果和多出人才[4]。
  参考文献:
  [1]徐敏.项目管理在设计院科研课题管理中的应用研究[J].工程建设与设计,2014(2):156-158.
  [2]王悦,孙树栋等.科研项目管理的成功标准和风险分析[J].中国科技论坛,2006(3):27-29.
  [3]谢沛善.浅谈科研项目的全过程管理[J].广西财政高等专科学校学报,2003(8):60-63.
  [4]唐明霞,朱海燕等.浅谈科研管理与服务工作的做法存在的问题及对策[J].农业科技管理,2011(6):28-32.
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