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探索刍议强化会计电算化的会计内部制约

更新时间:2015-3-24:  来源:毕业论文
探索刍议强化会计电算化的会计内部制约
摘要 会计电算化系统的会计内部制约理由,始终是摆在企事业单位加强财务管理的重要课题。分析了会计电算化对会计内部制约的表现和会计电算化对会计内部制约存在的理由,提出了加强会计电算化会计内部制约的措施。并进行了探讨、研究和论述。
  关键词 会计电算化 会计内部制约 财会软件
  一、会计电算化对会计内部制约的表现
  随着新会计准则的出台和实施及科学技术的发展,计算机的运用已渗透到各个领域,电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来,大大提高了会计工作质量和会计工作效率。会计电算化越来越被各个单位所重视,普及率也越来越高。如何在提高会计处理的及时性、准确性的同时确保会计电算化的安全,已成为会计各电算化单位需要解决的理由。
  一是电算化会计系统转变了会计凭证的形式。在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理策略和处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了,有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录。原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了。原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。因此,电算化会计系统的内部制约与手工会计系统的内部制约制度有着很大的不同,制约的重点由对人的制约为主转变为对人、机制约为主。
  二是内部制约的形式发生了变化。手工会计与电算化会计对会计信息的制约有很大的不同,通过以下分析了解会计电算化核算下会计内部制约形式的变化。会计电算化工作流程:原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输入(制单)→电算审核→机系统处理→账表输出。从以上工作流程可以看出,会计电算化后,会计帐务的集中化处理,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使手工条件下的一些制约措施,在计算机会计中没有存在的必要。比如,编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查,总账明细账进行平行登记、账账核对、账证核对等,在会计电算化中由于核算程序的变化,这些制约已失去了其真正的作用。手工会计中的一些平衡检查在电算化会计中将移入计算机系统内部,通过计算机程序体现出来。如,记账凭证的借、贷平衡效验;账户中期末余额、期初余额、本期发生额的检查;各核算业务模块间数据的核对;报表数据的钩稽关系检查、会计平衡的等式的检查等等,会计电算化后难以发挥牵制作用。
  二、会计电算化对会计内部制约存在的理由
  实施会计电算化已是我国乃至世界各国财务管理发展的趋向,在多年的财务管理工作实践中,笔者认为,会计电算化对会计内部制约存在的主要理由:
  一是兼容性差。由于各个系统都是自行开发,各自使用不同的操作平台和支持软件,数据结构不同,编程风格各异,各软件公司为技术保密,相互没有交流和沟通,没有业界的协议,自然也就没有统一的数据接口,很难在不同系统上实现数据共享。
  二是系统内部衔接性差。由于当前许多财会软件都着重开发财务处理与报表管理,对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度较小,使得在处理此类理由时,需先将财会管理的有关数据输出,经人工核算后再从新输入,就是说从一个处理系统(模块)到另一个处理系统(模块),不能自动转换数据格式,直接使用基础数据。这不仅增加了工作量,而且因为由人工核算、人工输入等人为因素,必定增加出错机率,使得财会软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。
  三是数据保密性、安全性差。很多时候,财务上的数据,是企事业单位的绝对秘密。所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版。另外在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段,不能真正起到数据的保密作用。安全性上,更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难从容恢复原来的数据。
  四是实用性不强。在某种程度上,财会软件因为只实现了会计功能,并没有实现预想的管理及预测功能,以至于它的出现,仅是减少了会计的工作量。
  五是开发者与使用者的矛盾。早期的软件,是由程序员专门开发,它虽然能实现用户的数据处理的要求,但对财务工作的实质以及用户使用水平都没能准确定位,使这些软件很难使用;现在是程序员与会计专业人员共同开发,但也仅仅是从用户界面、系统平台、报表处理等理由上做文章,不能满足用户实际需要。
  六是用户本身存在的理由。在我国,计算机热起来大约不到十年,而且真正普及应用也不过三五年,或者说现在仍然没有达到普及水平。人们对它的认识,自然不尽相同。在电算化会计系统中,计算机对输入的数据自动进行加工处理,所有的记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的制约下自动进行。一旦输入操作不当,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误,造成输出信息的失真。因而数据输入不当的制约理由成为内部制约中最重要的制约环节。http://www.lwfree.cn
  三、加强会计电算化的会计内部制约措施
  加强会计电算化,对加强和改善财务管理是极为重要的,要对会计电算化可能出现的理由,进行认真分析研究,有针对性地采取措施。
  首先,加强系统开发、发展制约。建立授权和领导认可机制。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改善,同样对企事业单位管理体制造成较大的影响,同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠,因此也必需得到授权和领导认可,符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循国家有关机关和部门指定的标准和规范。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使计算机会计系统更加可靠、更加完善,有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。要加强人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运转后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。要严格程序修改制约。企事业单位经营活动变化及经营环境变化,可能导致使用中的软件进行修改,计算机会计系统进过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方。因此,软件的修改是难以避开的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录,修改过程的每一个环节都必须设置必要的制约,修改的理由和性质应有书面形式的报告,经批准后才能实施修改,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
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