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物业管理公司财务基础工作内容与完善措施

更新时间:2015-8-25:  来源:毕业论文

物业管理公司财务基础工作内容与完善措施
  据行业报告数据显示,2014 年我国物业管理企业总数达71 000 余家 , 从业人员为 600 多万人 , 行业营业收入超过了3 000 亿元,2009-2013 年的复合增长率为 10%. 物业管理行业的蓬勃发展使得物业管理公司不断调整战略发展方案, 以实现全方位的企业化经营、专业化管理、社会化服务以及市场化运作机制。 综合性的发展给物业管理公司财务管理提出了更高的要求,作为公司财务管理工作基本保障的财务基础工作,其进一步完善是提高财务管理工作效率和效果关键所在。

  1 物业管理公司财务基础工作的主要内容

  财务基础工作所考虑的问题是如何为诸如预算管理、成本管理、绩效管理等财务管理板块提供更加准确、及时、全面和客观的分析数据,以保障财务管理工作能够高效率、高效果的开展。

  1.1 会计核算

  会计核算是财务活动最直观的体现, 也是财务管理最为原始的数据。 物业管理不涉及产品的生产与销售,主要是提供各项服务,因此其会计核算内容相对来说较为简单,但是其在公司财务基础工作中的重要性是不言而喻的。 一方面,会计核算的质量直接影响着预算管理、成本控制、公司员工绩效考核等财务管理工作依据的准确性和科学性;另一方面,物业管理公司会计核算的监督与使用群体非常广泛, 不仅包括投资者以及相关政府部门,还包括众多业主,其会计核算状况直接影响着公司对外的品牌与声誉,这是其他财务管理工作所不能呈现的。

  1.2 会计档案管理

  会计档案是保障财务管理所需信息能够及时获取的有效途径,规范的会计档案管理可以使得财务人员快速、便捷地找到所需要的原始财务信息。 正是由于物业管理公司会计核算较为简单,一些中小型物业管理公司不注重会计档案的管理,导致会计账簿、财务报表以及相关会计材料保存不当,给后续财务工作带来极大的不便。 分析恒辉物业、万科物业、金地物业等这些优秀的大型物业管理公司的会计档案管理工作, 可以看出它们主要是从档案的管理内容、管理方式以及管理流程 3 个方面来着手,这也是其他物业管理公司会计档案管理的核心部分。

  1.3 信息化平台建设

  无论是大型物业管理公司还是中小型物业管理公司, 健全财务管理制度下的信息需求量都是巨大的。 以成本控制为例,物业管理公司不仅需要了解各项服务业务所消耗的成本, 还需要了解各项固定资产购进或处置所占用的成本, 也需要了解公司为开展业务所需投入的人力成本等各方面的信息。 在这种情况下,信息化平台的建设对于财务管理工作就显得尤为重要。 完善的信息化平台可以为物业管理公司的财务管理工作提供全面的基础数据,并且可以就各项数据进行二次处理,得出预算分析、成本控制、绩效考核等工作所需要的分析数据。

  1.4 财务监督机制
  
  由于物业管理行业发展迅猛、时间较短,因此其财务管理状况相对来说较为混乱。 要想保障财务管理的健康运行,财务监督机制是不可或缺的。 因为物业管理公司所提供的物业服务主要以生活服务为主,其所聘用员工(如保安、保洁等)的综合素质相对来说偏低,流动性也较大,因此对于公司预算执行、成本控制等财务活动的执行更需要由强而有力的财务监督机制来保障。

  就目前各大型物业管理公司的财务监督机制来看, 主要集中于财务内部控制制度的建设, 它是囊括物业管理公司各项财务管理活动的主要监督机制。

  2 加强物业管理公司财务基础工作的全面化、规范化以及精细化

  2.1 全面开展财务基础工作

  此处的“全面开展”主要是指上文所述的基础工作应当渗透于每一项财务管理活动当中。 以某物业管理公司的信息化平台建设为例,该公司的信息化平台建设以会计核算信息为基础,将信息板块按照财务管理活动划分为数据处理以及信息沟通两个板块。 前者是按照录入的会计核算信息对预算执行与成本控制等状况进行及时的掌握,并且利用系统对这些数据进行分析;后者用来为公司内部各个部门之间就与财务活动有关的文件、信息等提供及时沟通的平台。 从此案例可以看出,信息系统只有全面覆盖财务管理的每一个部门、 每一环节才更加有利于物业管理公司的日常运营。

  2.2 提高财务基础工作的规范化

  如果没有规范化的操作,这些基础工作就难以高效开展,也就无法保障财务管理的其他工作的顺利开展。 以会计核算为例,物业管理公司的会计核算混乱一直都是行业内所讨论的话题,尤其是对小型物业管理公司会计核算规范性的探讨。 物业管理公司一方面要在相关会计核算准则的基础下, 制定出符合本地区规定的、适合本企业的会计核算规范;另一方面还要加强这些内部规范性文件的执行力度,否则这些文件将成为一纸空文。 同样,会计档案管理、信息化平台的使用以及财务监督机制的运行都需要向着“规范性”的方向努力,以创造有序的财务环境。

  2.3 逐步实现财务基础工作的精细化

  目前,万科、万达等大型物业管理公司已经着手打造企业精细化管理制度,并取得了较好的效果。 在规范化的基础之上,财务基础工作精细化强调的是每一工作环节的精细化。 以财务监督机制为例,通常情况下,物业管理公司通过设置合理的监督活动来保障各项工作得以执行。 但是,由于保安、保洁、维修工等基层员工综合素质偏低,就一些监督活动的理解并不一定准确。 比如,公司通过“以旧领新,超量审批”的方式控制用于保洁的拖把、垃圾桶等工具的使用,降低保洁业务所需成本,但是一些保洁人员可能理解为“公司为了防止其不按规定领取工具”而采取的措施,导致消极怠工。 此时,公司就相关监督措施予以解释,并制定相关激励机制,在一定程度上能够避免此现象的出现,并且也为公司节约了管理成本,这就是精细化管理的体现。

  3 从具体实务看完善物业管理公司财务基础工作的措施

  3.1 会计核算

  物业管理公司的会计核算主要包括业主的公共水电费、物业管理公司的成本费用、物业管理费、维修基金这 4 个方面。 在具体核算过程当中物业管理公司的会计明细科目设置不科学,导致无法客观地反映公司的业务活动。 因此, 在日常会计核算中,公司要按照相关会计核算准则要求,结合公司的具体情况,本着能够清晰地反映上述 4 个方面财务活动的原则, 科学设置明细科目。 同时,财务人员也要注意记账过程中的细节性问题。

  比如,记账凭证由谁签章、复核人员在复核时要注意哪些关键地方等,保障会计信息的准确性。

  3.2 会计档案管理

  物业管理公司首先要重视会计档案管理工作, 认识到它对于财务管理工作的重要性。 通过学习一些优秀案例,不断建立和完善起会计档案管理体系。 一方面,明确公司会计档案的内容和分类。 以某中小型物业管理公司为例,该公司按照不同的物业项目、不同的物业服务内容对会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他税务审计等资料进行细致的分类, 以保证每一物业项目可以及时找到其所需的会计信息。 另一方面,规范电子会计档案的管理。 很多物业管理公司不重视对电子会计档案的及时备份,导致会计核算信息在丢失或者不当删减后无法找回原始数据。 此外,要注意纸质会计档案的保管方式,而不是随意将其堆放在文件柜中。

  3.3 信息化平台建设

  目前,很多物业管理公司的信息化平台尚在建设当中,尤其是一些中小型物业管理公司。 由于物业管理公司属于微利企业,在这个过程中物业管理公司要从成本角度来考虑所要应用的信息化软件以及日常沟通软件。 比如,对正在运用的财务管理软件功能进行进一步开发,使其满足公司内部财务管理需要;利用社交软件进行财务管理工作的日常文件传递以及信息沟通等。 对于信息化平台较为健全的公司, 则要对会计信息的安全性重点关注。 不仅要严格规范财务管理软件的使用权限,还要及时对系统进行安全升级。

  3.4 财务监督机制

  从物业管理公司内部员工组成结构来考虑, 内部控制制度与激励约束机制的结合可以较好地保障各项财务工作的顺利进展。 内部控制活动的设置要与各项业务紧密结合。 比如,一些写字楼地下停车场的收费管理,要通过门禁、刷卡等方式将控制收费人员私自收、拿停车费的现象;维修人员修理发生的更换零件等费用要凭派工单、购买零件的发票等单据报销。 同时,激励约束机制则要与内部控制活动相联系, 并且要按照控制活动实施的不同群体来制定激励约束措施。

  4 结 语

  财务基础工作的完善不仅可以保障物业管理公司财务管理工作的高效运行,还可以为整个公司提供健康的财务环境。 物业管理公司应当结合自身发展状况,把握全面性、规范性、精细化的原则,在实务中不断完善财务管理的基础性工作,助推公司战略目标的实现。

  主要参考文献
  
  [1]王颖。探究物业公司财务管理存在问题与防范对策 [J].经营者 ,2015(1)。http://www.lwfree.cn/

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