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高校物业服务精细化管理的实施

更新时间:2015-8-25:  来源:毕业论文

高校物业服务精细化管理的实施
  引言

  高校物业服务跟小区物业服务相比,在服务对象、服务内容及服务要求上都存在很大差异,其刚脱离粗放式管理模式迈入社会化改革的轨道,专业性不强,在管理方法及观念上落后于校外物业公司,在整个物业服务行业趋于管理精细化的浪潮中,我们只有率先领悟物业管理中的“精细化”内涵,将精细化尽快深入管理及服务,才能最大程度的开源节支,提高服务水平,增强核心竞争力,得到师生们的肯定,形成自己的优势。

  1 高校物业服务实施精细化管理的必然性

  物业管理这一行业在我国发展近 30 年,2002 年前后各校成立后勤集团也有十多年,行业本身就带有准入门槛低和技术含量低、经验推广快、胜人一筹难的特质,现有的管理及服务模式、技能和手段等也大都同质化。同时高校的物业管理在计划经济的体制下存在一定的问题,长期依附于高校教育体制下的物业管理部门,对高校未来的发展形成了相应的约束,这使得高校物业管理无法适应新时期下社会发展的需要[1],种种问题迫使我们必须重视向细节竞争转变。

  实施物业精细化管理是受社会大环境的影响,也是我们自身想要谋求稳定生存和发展的需要,比拼细节,方可区分优劣一决高低,以细节制胜,才可抓住服务行业本质,符合社会发展需要,有效的塑造自身管理特色才能从众多管理团队中脱颖而出,这其中最为突出的莫过于“细节”和“特色”.

  2 精细化分解出的“细节”和“特色”的辩证关系

  “细节”即强调出“细节决定成败”,其重要性是绝对不可忽视的,说到细节我们的第一反应一定是一线员工劳作过程中所要关注的注意点,这仅仅是“细节”中的一个分支,在日常的管理和工作过程中我们需要总结涵盖的细节之处可不单只有这一个。所以我们借鉴了南京交通职业技术学院食堂“7S 精细化管理”,结合弘毅楼实际情况绘制了弘毅楼 7S 管理关联图(图 1)。【1】

 

  
  2012 年下半年,自后勤服务中心正式承接南京交通职业技术学院弘毅楼的物业服务工作开始,我们一直在实践中探索如何才能从根本上为广大师生提供最优质的服务,确立以赢得他们的认知为目标,秉承轻不言弃、勇于尝试的宗旨,在我们不断积累并集思广益的基础上不懈努力,渐渐形成了一套为该栋楼宇量身订做的物业管理方案,在慢慢实施物业精细化管理时,除去大同的即成主流经验,也发现了许多带有鲜明特点的创新手法。

  3 如何在日常管理中落实精细化

  “精细化是一种管理理念和管理文化,一般以‘精、准、细、严’为基本原则”[2],我们要解放思想,避免重管理、轻服务的传统做法,平衡好两者的关系,就如何于该校行政楼明确的、系统的实现物业精细化管理是从以下几方面入手的:

  3.1 细化管理体制
  
  ①构建制度框架,方法上采用了一些管理上的通用技术方法,引入行业标准和准则,按照ISO9001 标准质量管理体系和 7S 管理运行要求,建立起一整套规章、制度、职责,覆盖到所有岗位及设施设备,以书面化的管理模式,使各项工作都在有序组织下,分层次推进(图 2:7S 推进层次图)。【2】

 

  ②做到人本管理。在整个提供服务与接受被服务过程中,主体都是人。提升服务人员的综合素质,我们从意识形态和技能技巧两方面入手。

  意识形态方面,第一道门槛即为人员招聘,我们对应聘者以往的从业背景、教育程度、性格特点等多方面考察,根据不同岗位及工种进行区分,利用独到的眼光发现应聘者身上的优点将其适用到相关岗位。例如安保人员的招聘,因为行政楼是校领导和学校行政机关对外办公的地方,经常会有外来人员入内,就对我们的礼仪形象要求特别高,所以对这个岗位进行招聘时,我们打破先例不同于教学楼,将此岗位的招聘条件之一设定为年轻女性,女性相对要更有耐心,回答重复的问询时更亲和、详细,给人一种亲切、优美的感觉。在新时期,我国社会的各个方面已经发生巨大变革,高校广大师生和物业管理也要不断转变观念,树立现代化物业管理新理念[3],才能促使高校物业管理健康、长足发展。

  技能技巧方面,我们最多用的方法就是培训,自物管工作正式步入轨道之后,也陆续发现了不少员工们操作方法上的缺失,面对不断出现的漏洞,我们也不能胡乱一把抓,必须逐一分类和统一弥补。例如,对行政楼提供的服务中,与领导接触最多的会议服务工作,我们招聘的员工个别是没有接受过类似系统的培训,在迎宾、整理内务、添加茶水等方面都是不专业的,这就要求我们不得不通过后期的突击培训及长期再教育来提高自己的专业素养。还有一些固定的常识,例如防火、防盗、防爆等,我们也都请保卫处的专门人员对我们进行了认真的普及,强化了我们的应对能力,保证了师生的人身安全及楼宇内的财产安全。

  3.2 量化业绩考核
  
  ①建立完善的考核制度,以日常考核为依据实行绩效考核与员工的薪酬相挂钩是提升物业服务质量的必要措施之-.对于评上“优秀”的职工给予月度工资 30%左右的奖励,对于表现优异、受到表扬及其他拾金不昧行为,都给与一定精神和物质奖励。②强化监督、严格考核是物业管理人员的主要工作内容,我们物管部根据楼宇性质又添设了“站长”一职,使得考核程序又多了一个环节。从岗位职责和工作标准出发,我们排查工作流程制作出了针对各个工种的考核办法,在完全熟悉工作内容和区域划分的基础上,将考核表中的明细细化到最细,每一项都有具体的分值,比如我们制定实施的《会议服务人员考核表》、《门卫人员考核表》及《会议室设施设备日统计表》等,这样在今后的考核中,方便我们继续补充考核条例,让考核更全面外,还有效的防止员工与管理人员发生扯皮现象逃避责任,对于考核上墙制公示出来的分值也有迹可循,具有说服力。③考核的有效运作是我们物业服务质量的根本保证,所以我们也高度重视人为因素在整个考核中的影响,就考勤这一点,我们采用现代管理方法,不再由管理人员去手动地填写,而是于楼宇内部安装了多功能指纹采集机,在指纹机和管理人员填表双重作用下。

  3.3 标准流程化运转
  
  ①说起运转,莫过于执行力,为了摆脱执行力不够的困境,我们从考核出发,对我们的员工每日工作内容都作了固定的计划,从每月的安排表中,我们的员工可以清晰地了解除了日常清洁内容外今天我们需要特别做什么,我们的管理人员知道今天应该重点检查什么,这样就不存在这个窗户这周三天擦一次,下周一周都没擦的类似情况。②最有说服力的评价一定来自于我们的广大师生,他们才是监督考核群的集大成者,所以我们会定期发起问卷调查,内容包括所有我们提供的服务及精神面貌和言行举止等,所谓“旁观者清”,作为我们最根本的服务对象,师生的批评给我们指引改进的方向,师生的满意是我们的归属,流程的标准和运转都是为了更好的为他们服务。每个月度满意度调查方面,弘毅楼物业服务满意率一直都在 90%以上。

  3.4 发扬协同精神摒弃表面文章
  
  实际上,不少物业管理企业只重视单一的管理,而服务意识、经营意识十分淡薄,只重视外在形象的宣传,不重视服务质量和自身素质的提高[4].承接学校行政楼物业服务两年来,我们从不做表面工作,都是真心实意的做好自身的本职工作,为师生想,为师生做,去年为了解决早晨教职工打水滴水地面的脚印及茶渍问题,我们还特地购买了专门的洗地机,用高科技手段去解决兼顾不了的问题。为了清除电梯上难以擦除的印记,我们试了很多种清洁用品,用遍了各渠道收集的所谓妙计,最终让我们找到了彻底清除污垢的方法,让我们的电梯里外光亮如新。我们一直在研究,一直在钻研,一直在精细化管理的道路上前行。

  4 管理成效
  
  通过精细化管理,后勤服务中心物管部维持着良好的服务声誉,近几年,没有一起因为服务不到位造成师生的投诉;因为物业服务人员高度的责任心和拾金不昧的精神,有多次受到院领导和老师的表扬;2 名物业管理人员获得年度考核“优秀”等次,受到嘉奖;《物业服务合同》续签率达到 100%.完善精细化管理过程一定要实事求是、由浅入深、循序渐进,绝对不可急于求成[5].正如《细节决定成败》、《精细化管理》的作者汪中求所言,“精细化是我国企业(包括有管理属性的公共机构和政府)必须迈过的一道坎,不管是何种行业,不论是哪家企业,离不开精细化,要想在日益激烈的国际化竞争中立于不败之地,无异于缘木求鱼”[6].因此,在面对日益竞争激烈的物业服务市场,企业必须严格执行精细化管理工作规程,完善绩效考核制度,不断提升自身的核心竞争力,才能得到长足的发展和壮大。

  参考文献:

  [1]姚群清。浅析高校物业管理的模式及特点[J].科技展望,2014.
  [2]张凯。浅议企业精细化对标管理[J].商场现代化,2014.http://www.lwfree.cn/
  [3]张红新。浅谈新时期高校物业管理[J].现代物业·新建设,2014.
  [4]乐欣。浅谈物业管理存在的问题及未来发展趋势[J].科技创新与应用,2014.
  [5]张欣欣。企业精细化管理的实施途径及影响初探[J].商业文化,2014.
  [6]陈松林。如何做好精细化管理推进工作[J].交通企业管理,2009.

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