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关于企业秘书工作的探讨

更新时间:2014-9-18:  来源:毕业论文

关于企业秘书工作的探讨
  内容摘要:本文围绕企业秘书工作的中心,探讨了在我国加入WTO后,对秘书工作提出了的更高要求。企业秘书工作者要树立学习、效率、奉献、严谨、创新、超前、形象、全局、守纪、保密意识,同时还必须具备并提高政治素质、文字功底、技术素质、身体素质和精明的办事能力。

  关键词:企业 秘书工作 意识 素质 能力

  我国加入WTO后,新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化,客观上对企业秘书工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作,就必须紧跟时代步伐,紧紧围绕一个中心,树立十种意识,提高四种素质,不断完善自己,掌握科学的方法,付出艰辛的劳动,做好领导的参谋和助手,高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。

  一、以领导活动为中心

  企业的秘书工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的,领导活动为主,秘书工作为辅,就决定着企业秘书工作始终要以领导活动为中心,否则,不是越位就是不到位。企业秘书就应该围绕这个中心安排自己的工作和生活,对领导的指示做到招之即来,来之能战,战之能胜。对领导安排的工作一旦接受,即排除一切干扰,全身心地投入,高质量地完成任务,力求达到领导满意。

  二、牢固树立十种意识

  1、学习意识。知识就是力量,企业秘书的成功更离不开知识的积累,而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书,就应该象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。首先是加强有关的国家法律、法规学习,特别是与企业生产经营有关的法律法规知识,更要熟悉掌握,例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等,还必须掌握与本行业密切相关的法律法规,如《石油天然气管道保护条例》等。二是要学习生产方面的知识,了解生产现场设备和装置的性能,了解生产工艺流程。三是向书本学习,博览群书,锲而不舍,从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习,充分利用深入基层的时间,参加生产劳动,锻炼自己,增长知识。五是向领导学习,学习领导同志的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习,学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习,养成学习的好习惯,不断完善知识结构,拓宽知识面。

  2、效率意识。树立强烈的时效观念,培养雷厉风行的办事作风,是企业秘书工作的基本要求,也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情,都要思维敏捷、雷厉风行,加快工作节奏,按照工作程序办文、办会、办事,特别要注重时效。不能出现拖拖踏踏、慢慢腾腾的现象,要抢时间、赶速度,争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。

  3、奉献意识。企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作,而且岗位重要,工作要求高,责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神,必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神,绝不能为权力、名利所动,殚精竭虑地做好本职工作。

  4、严谨意识。秘书工作无小事,秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真,细致、细致、再细致的原则,面对千头万绪的工作,要分清轻重缓急,理清思路,不漏办、不误办、不错办,高质量地处理和起草每份文件,高效率地办好每件事情,做到事事有回音,件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。

  5、创新意识。企业秘书要充分发挥主观能动性,努力适应加入WTO后给企业带来的新形势,努力学习新知识,研究新情况,考虑新问题;要多动脑筋,多想办法,为领导出点子,出好点子,出新点子;要多请示,勤汇报,主动为领导分忧解难;要开拓进取,大胆创新,力诫墨守成规、大出风头。

  6、超前意识。“凡事预则立,不预则废”。要做好企业秘书工作,就必须增强超前意识和主动意识;既要雪中送炭,更要“雨前送伞”,做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点,学会创造性地开展工作,力争考虑问题快半拍;要注意收集资料,掌握动态,筛选出有价值的材料及时提供给领导。

  7、形象意识。秘书部门素有机关“窗口”之称,因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现,更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面,或者格调低下,就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书,经常与基层单位、外销客户打交道,更代表机关和企业的形象,更要加强自身修养,内强素质,外树形象,洁身端行,勤政为公。

  8、全局意识。企业秘书工作无论大小事,事事关系全局,无论是参与行政管理,搞好服务,还是提供后勤保障,都必须心系全局,善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情,集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题,自觉地服从服务于企业工作的大局。

  9、守纪意识。秘书人员在领导身边工作,处于一种特殊位置,要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀,正确对待个人利益,严格要求自己,不以领导名义办个人私事,不打领导的旗号托人情、拉关系,努力做到自重、自省、自警、自励。

  10、保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中,牢固树立保密观念,严格执行有关保密法律、法规和制度,切莫以得知“内情”而炫耀,更不可以“秘密”讨好于人,做到不该看的绝对不看,不该听的绝对不听,不该说的绝对不说,不该问的绝对不问,自觉养成保密的好习惯。

  三、企业秘书必须具备并不断提高四种素质

  1、过硬的政治素质。秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备具有较高政治理论和政策水平,有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑,运用科学、正确的方法处理日常事务,不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论,特别要学好江泽民同志关于“三个代表”的重要思想,学习党和国家的路线、方针和政策,多了解国际风云,不断接受新信息,更新观念,用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题,透过现象看本质,发挥好参谋和助手作用。

  2、扎实的文字功底。有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求,撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事,写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品,使人看后一目了然,但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体,无论从格式还是遣词用语,都有一定的规定,不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践,深厚的文化积累,系统的写作技能,关键是要做到“三心”:一是留心写作。要务一行勤一行,注意各种结构和格式的作品,要细读、细品、细钻、细研,取人之长,为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯,自加写作压力,随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是用心写作。写作材料要专心专意,一丝不苟,精心写作,清楚自己写作时所代表的身份后,那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑,具体到某个环节时所迸发的独到见解,及对某些事务防患于未然的预见性想象,就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。

  3、过硬的技术素质。随着现代化办公机具的普及,企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质,试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息,如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术,提高实际应用水平,做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。

  4、健康的身体素质。常言道:“身体是革命的本钱”。没有好的身体,如何更好地为领导服务。作为企业秘书要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节假日去完成的身体,因为身心经常处于高度紧张状态,稍不注意,身体可能就会被累垮。所以企业秘书工作者,必须加强体育锻炼,始终保持乐观向上的精神状态。

  四、具有精明的办事能力

  1、理解和领会能力。日常工作中秘书一方面要接受领导的指示,另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的,就必须准确、快速地领会领导交待的意图,同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。

  2、分析和驾驭能力。企业秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况,需要把事务迅速归纳、梳理出头绪,分清轻重缓急、难易远近,驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当,有条不紊。

  3、应变能力。企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变,不断发展。有些办事的计划、预案和想象,会出现与现实情况不大相符,甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临机不乱,沉着镇定,原则不变、迅速抉择,灵活处置,达到预期目的。

  4、交际能力。交际能力是处理好人际关系的重要因素。企业秘书要克服困难,处理好上下左右各方面的人际关系,必须善于交际,使人容易接近,容易被信赖,这样办事效率就高,速度就快,反之则不然。同时,交际能力也反映出一个人的思想性格修http://www.lwfree.cn养。

  5、语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话,会说话是办事成功的一个基本条件,也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳。同时还要注意说话的艺术:感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。通过说话把事情办得利利落落。

  我国加入WTO之后,给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战,新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求,秘书工作者必须具有超前意识,迎难而上,勤奋进取,增强责任感和使命感,树立强烈的敬业精神,从我做起,从现在做起,从小事做起,在工作中不断提高自身素质,完善自我,做一名合格的企业秘书。

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