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行政部门工作职责

更新时间:2009-12-27:  来源:毕业论文
行政部门工作职责
一、日常行政事务处理:
① 接听电话接待来访:接听电话要使用文明用语,语言应亲切简练、礼貌、和气,公话严禁私用,
一律不得拨打信息台;对来访者要使用文明用语,热情接待,要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有
效地解决,应做好相应的记录并跟进落实。
② 文件制发及档案管理:文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员,并督导落实。
文件制发后,应先分类整理再按要求进行归档,公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公
司档案管理的基本原则是:统一领导,分级管理;维护档案的完整与安全;便于公司和社会对档案的有
效利用。
③ 例会组织与纪要:按要求安排好人员的座次及发言顺序,发言要短小精悍,有效地利用时间,讨
论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。
④ 车辆使用及管理:提高汽车使用率,合理使用,降低能耗。公务用车,公司领导人员在市内参加
各种业务活动,派车接送;到外地出差,送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路
远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动,酌情安排用车。
⑤ 日常制度监管:在现有的管理模式中,加大行政督导的执行力度,有效地实施行政制度及监管,
及时调整管理方式、方法,建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。
二、行政管理工作:
① 制度建立与完善:根据公司发展的实际情况,制定出合乎企业现状的规章制度,知会各部门及人
员,收集合理化建议,并在企业发展中及时调整和完善,使制度更加规范和合理,提高制度的可执行性
和有效性,切实可行地提高员工工作主动性和规范性。
② 部门沟通与人员协调:了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意
图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通,尽可能及时了解各项业务的进
展情况,并将信息及时整理反馈给公司领导,有效地协助上级推进工作。在日常的工作中,注意与其它
部门和同事的协作,协调与各部门之间的关系,建立服务意识。
③ 绩效考核:全面了解,评估员工工作绩效,发现优秀人才,提高公司工作效率,考核范围为公司
全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工作表现与取得报
酬、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序,发表自己的意
见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据,坚
持上下结合,左右结合,定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下
级评议、外部客户评议等。
三、外部沟通
① 政府职能部门沟通:作为公司与政府部门沟通的窗口,我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚
信任的关系,端正自己的位置,灵活处理。
② 合作伙伴(客户)沟通:要注意多方了解与业务相关的事务,以做到准确理解对方的意图、帮助
进行有效的沟通与传达,但在处理事务时注意以公司利益为重。
③ 注重礼尚往来:节日礼品、贺卡等,在重要的节日(如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客
户]的公司纪念日等),应在征求总经理意见之后,以礼品或贺信及时致意,维护与合作伙伴(客户)
的友好关系。在业务合作中,适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松
的就餐,与合作伙伴(客户)建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。
四、企业文化建设:
① 核心价值观
② 企业精神
③ 企业道德
④ 经营理念
⑤ 企业VI设计(章程、简介、统一标识)
⑥ 公司大事记
⑦ 员工行为准则/员工手册
⑧ 员工活动组织
⑨ 节日福利物资组织与发放
五、外联工作
① 证照年检及资质审核
② 外部事务办理
六、行政后勤工作
① 物资采购
② 物资管理及发放
③ 管理成本控制
六、突发事务处理及其他
第二案例:行政管理职责介绍
企业的行政管理体系,可以说是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负
责、由专门行政部门组织实施、操作,其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整
的系统、网络。
行政管理体系担负着企业的管理工作;企业中除行政管理之外的工作,都是某个方面的"业务"。行政管
理体系推动和保证着企业的技术(设计)、生产(施工)、资金(财务)、经营(销售)、发展(开
发)几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事
务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主
要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的
实质就是服务。
行政人事主要职责有下:
1.坚决服从分管副总经理的统一指挥,认真执行其工作指令,一切管理行为向主管领导负责;
2.严格执行公司规章制度,认真履行其工作职责;
3.负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行;
4.负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序,研究、分析并提出改进工作意见和建议;
5.负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制;
6.负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制,做好公司各部门车间及有关岗位定员定编
工作,结合生产实际,合理控制劳动力总量及工资总额,及时组织定额的控制、分析、修订、补充,确
保劳动定额的合理性和准确性,杜绝劳动力的浪费;
7.负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库,规范人才培养、考查选拔工作程序,组织定期戒不定
期的人事考证、考核、考查的选拔工作;
8.编制年、离、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合理流动和安排;
9.制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准,定期编制劳资人事等有关的统计报表;
定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告;
10.负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况,及时考核,负责办
理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作;
11.严格遵守"劳动法"及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度,负责招聘、录用、辞退工作,组织签
订劳动合同,依法对员工实施管理;
12.负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作,负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作,
办理考勤、奖惩、差假、调动等工作;
13.负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作;
14.配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理,提出处理意见;
15.负责编制培训大纲,抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时,逐步推行岗前培训与技能、
业务的专业知识培训,专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系;
16.认真做好公司领导交办的其它工作任务。
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