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企业人事档案管理工作存在的问题与对策

更新时间:2014-11-24:  来源:毕业论文

企业人事档案管理工作存在的问题与对策
    摘  要:人事档案记录着职工录用、调配、任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的信息材料,是人力资源管理与开发的重要依据。结合本企业改制后人事档案管理的特点和方法,分析了企业职工档案管理中存在的问题并提出了对策。
    关键词:人事档案,管理问题,对策
    一、企业人事档案管理的特点和方法
    企业改制后人事档案由集团公司档案中心统一接管,无论民营化、股份制、集团控股企业或集团公司人事档案仍有集团公司统一管理,这样保证了职工的合法权益,解决了职工档案后顾之忧。
    在企业改制中利用人事档案是维护企业职工的合法权益的重要凭证:一是企业改制领取安置补偿金的重要依据;二是职工办理社会保险的重要依据;三是职工退休办理的重要依据;四是职工享受增量补贴、特殊津贴的重要依据。
    企业改制后人事档案,打破了传统的干部和职工档案的区分,集团统一实行改制后职工档案分类方法,人事档案我们采取按姓氏笔画统一排列,划分为四部分在职职工、离退休职工、辞职职工、死亡职工档案。档案在使用的过程中随着职工本身角色的变换,随时调整。
    二、存在的问题及原因
    1.人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,不想管也不愿管。
    2.人事档案存在严重的断档和人档分离现象。在改制利用人事档案的过程中,存在部分职工档案有断档或缺档现象。有以下几类:(1)随着人才流动性的增大,很大部分人的档案并没有随之流动,档案存与原工作单位,由于人才的流出,档案管理人员不再对此人的档案进行更新,流出后的工作经历一片空白。本人在整理人事档案的时候,就发现某些同志的档案不存在连续性,毕业分配后,有单位接收,但是接收后到来我单位之间这段时间档案就是空白,究其原因,就是在原单位辞职后,去了其他企业,应聘我单位后去原来单位把档案调出,就存在了断档现象。(2)企业将人才引进后,很少去查看求职者的档案,用人单位也基本是以个人在实际工作中的业绩来考评员工。人事档案挂在人才市场,没有及时提交单位而仍放在人才市场,但是档案没有更新,这也是造成断档的原因之一。(3)随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的“单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求,导致了这种人档分离的情况愈加严重。
    3.人员配备不足。由于目前档案管理人员单位仅配备1-2人,负责集团公司文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作,即要维持大量借阅、查询、日常维护工作,又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作,导致了档案人员工作量过大;又因为大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,因此会严重影响了档案管理水平。
    4.人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。
    三、解决问题的对策
    1.人事档案的收集 .为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌,人事档案管理要经常通过人事部门收集职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确。完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存价值。不属于归档范围的材料,不擅自归档,经过鉴别,可据情况予以处理。
    2.人事档案的整理。人事档案管理人员对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职职工档案、离退休人员、辞职人员及死亡档案进行整理、分类、编号、入柜。对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误……在整理装订人事档案材料时,凡不归档需处理的材料必须填写《处理人事档案材料清单》,并报请有关领导审查批准,由专人负责监毁。
    3.档案的转递。随着用人机制的改革,企业人员流动大,人事档案的转递量日益增大,档案中心应在收到《人事档案转移档案通知单》确认部门、集团领导审批同意后,由集团人事部门提取档案。若外单位派专人来提取,还必须按对方人事或组织部门出具的《提取(查阅)职工档案介绍信》及本人的工作证或介绍信给予办理。严禁任何人私自保管本人及他人的人事档案或材料。借阅人事档案需填写《借阅人事档案审批表》,经有关领导签字方可借阅。在转递人事档案时,本人或亲友必须到档案室来办理有关事宜;人事档案转递以后,不再接收此人的任何人事档案材料。职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等,在未收到《人事档案转移档案通知单》前,档案仍由档案中心保管或将其档案转交其所在地的职业介绍中心。
    4.人事档案的鉴定与销毁。集团公司规模大、档案资料多,库房有限。大量档案资料充实着档案库房,给档案管理带来不便。特对档案材料的鉴定销毁做如下规定:凡是没有保存价值和属销毁处理的材料按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。死亡、失踪人员的档案由档案中心保管15年后,可报集团领导审核同意后予以销毁。企业对国家、省和市级模范人物及有特殊贡献的人员死亡后,其档案仍有档案中心保管。若档案鉴定和销毁工作不及时,会影响了企业职工档案的管理工作,使工作人员造成繁重的工作量,也阻碍了档案工作现代化管理。
    5.提高管理人员整体素质。随着技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,人事档案数字化管理趋势已成必然,也是社会发展的需要。从而就要求提高档案管理人员整体素质,选择可靠、作风正派、责任心强的党员从事人事档案工作,主管部门应定期组织业务知识培训,让他们掌握新的知识和先进的管理技术,通过学习开阔眼界、拓展思路。
论文摘要:我们要想充分的开发利用人力资源,就一定要做好人事档案的建设与管理工作。提高企业对人事档案管理的重视。本文对人力资源档案管理存在的问题及措施进行研究。

  论文关键词:人力资源档案管理 问题 措施

  前言

  近年来,我国的社会主义市场经济发展迅速,人力资源逐渐成为现代企业发展中重要的核心资源。而知识经济时代的到来,更使得人们对现代人力资源的管理工作更加关注。人事档案管理工作,可以说是人力资源管理中最为重要的环节之一。因此,充分对人事档案管理工作中存在的问题进行分析,并深入探寻有效的解决措施,加强对人事档案工作的管理,以此来促进企业的进一步发展,已成为广大企业人事档案管理工作者亟待解决的重要课题。

  一、人力资源档案管理存在的问题

  1、企业单位不够重视
  在一些企业单位中,企业只是注重这些人带给企业的利益,而不够注重对人事档案的管理。这种情况在现今中国企业中仍然存在,因为他们认为这是没有太大意义的,只要他们能够保证了自己员工的重要信息不被盗取,不流传出去被人利用就是成功的。但是也就是应为这种原因造成了人事管理部门经常疏忽档案管理,这就造成了一些问题的发生,严重时甚至影响到了企业发展问题。也是职员没有了个人信息安全保障,造成了工作不用心的更严重的问题。
  2、人力资源档案管理的硬件设施
  人力资源档案管理质量不高的另一个原因,是人力资源档案管理的硬件设施不齐全。这些硬件包括档案馆和设备。但有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的设施对人力资源档案的管理名存实亡版期下去导致原始的纸质档案得不到有效的保护很可能出现虫蛀、霉变等现象计算机的管理更是不可能实现。
  3、人事档案材料不完整、归档不及时
  人事档案收存的是职工的履历、自传、鉴定(考评)、学习学历职称、政治历史等方面的有关材料,档案中的材料只有完整、齐全、规范,才能真实地反映员工自身的成长历史和人生轨迹。归档的政审材料中有未经组织审查核实和盖章。在收集历史久远的材料使用复印件归档时,却没有注明复印件的出处、时间、复制人,也没有并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章,无法保证复制材料的真实、有效。
  4、管理技术落后
  在现代化社会发展中,我们已经不能只关注于以往的人工记录管理方法,而是采用新时代的新技术,对人事档案管理进行信息化管理。在科学技术飞速发展的今天,计算机得到了普遍应用,在现代化办公中起到了重要作用。然而体现在人事档案管理上,我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。
  5、档案管理人员素质偏低
  由于受传统观念的影响,对档案管理的认识不足,重视程度不够,难以胜任档案工作更换频繁。究其原因,往往是一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职,且一岗多职,造成档案工作兼而不顾。随着当前企业规模日益扩大,员工数量不断增多,档案数量逐渐增多,档案管理难度增大,有关的管理措施却未能及时跟进。

  二、人力资源档案管理措施

  1、提高档案管理人员的自身素质和业务素质,增强对档案的意识
  提高档案管理人员的素质,不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平,更着眼于政治素质和实际本领的提高,加大教育培训的力度,努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员,作为档案工作者始终要加强政治学习,增强党性党风修养和思想道德素质,自觉服从党和政府对这个工作大局,要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领,珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究,不断地提高管理水平。
  2、完善人力资源档案管理制度
  要提高人力资源档案的管理水平,就要建立完善的人力资源档案管理制度需要在以下几方面得到加强。第一是要建立合理、科学的管理制度只有档案管理完善才能有效进行管理第二是要保证制度的简洁性这样才能发挥好档案的管理作用第三是要保证档案管理制度的双向性。制度是面对所有的人无论是职工还是对领导都要形成约束这样才能体现公平使人力资源档案管理工作得到完善;第四是制度的严肃性在人力资源档案管理过程中要进行严格的奖惩这样才能将制度的权威性体现出来。
  3、人力资源档案的数字化管理
  首先要建设关于人力资源的虚拟信息通道,对于人力资源档案的内容格式、分类体系以及信息采集按要求统一,还要建立电子账号,实现信息共享。然后建设人力资源档案数据库,对于人力资源档案的信息可以通过工作人员录入方式形成电子文档并将重要的材料进行数字化处理。此外,建设人事档案信息网络服务平台,可以用于开展人才服务,发布人才供求信息等资源。 4、发挥好人事档案管理的服务工作
  人事档案作为一种资源,不仅仅是单纯保管,而是有着一系列服务内容。《干部档案工作条例》明确规定:“干部工作调动或职务调动后,干部档案应及时转给新的主管单位。”应在工作调动或职务调动后2个月内,通过机要或派专人及时、安全、规范地转递档案。逾期一个月未接到接受单位档案转递单回执的,档案转出单位要及时进行催问索要,明确档案的去向,防止档案的丢失,对当事人负责。员工个人求职或服务的新单位需了解查阅其原单位的人事档案,经由本人书面授权,原单位应无偿提供。非经个人授权,任何单位和个人不得以任何理由扣留个人档案并公开、披露其信息。
  5、完善人事档案设备,实施规范整理
  人事档案工作在员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查等方面起着重要作用,更能有效的规避人事风险,同时,个人档案仅此一份,没有备份并不可再生,万一折损或缺失就无法补救,因此,保持人事档案的完整性和安全性就显得尤为重要。因此,在平时的工作时,要严格执行《人事档案工作条例》和《人事档案管理工作制度》等规章制度,并根据人事档案存放要求,管理好人事档案库房、阅档室和办公室,并做到三室分开。要加大人事档案资金投入,完善人事档案设备,配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备,保持库房内的温湿度,并每天监测并填写库房温湿度记录。配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。对收集来的需要归档的材料,及时进行归档。归档时严格按照《人事档案管理规范》和《档案收集整理归档制度》的有关规定,进行档案材料的鉴定和筛选,并把人事档案材料按属性进行归类、排列次序、编写http://www.lwfree.cn/目录、剪裁,最终装订成卷。档案材料要做到归类准确、手续齐全。作为档案管理人员,整理装订档案要做到:对属于入档的材料依据性质属性进行分类,分类清晰,便于以后工作的查找利用。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料要进行修补、裱糊或压平。对于尺寸较大的材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下,进行剪裁或折叠;对过窄的材料,要根据档案规定尺寸进行加边扩充;对时间较久、较软的材料要在背面加页固定;对填写的材料中墨迹不太清晰的或字迹为蓝色或红色的,要进行手工临描或加页复印;未入档的档案材料上存在的钉书订等金属物要进行拆除等,保证加工质量。对每类材料除四类和九类外按时间顺序进行排序,对四类和九类材料要按照材料性质进行再次分类,分类后的材料再按时间顺序进行排序,对排好顺序的材料再进行编号和编页。按照分类顺序进行编写目录,目录要完全与材料顺序相对应,准确核对材料形成时间,份数和页数填写无误。目录中类与类间留一定空间,便于以后增加材料时添加目录。经过整理后的干部人事档案分类清晰,目录完整,外观整齐,利于查找。
  6、大力宣传人事档案管理工作
  做为档案管理人员,如何让领导和群众支持工作,首先要宣传档案工作的重要性,那么就需要加大宣传力度,形成人人懂档案,人人重档案的良好格局。使各级领导充分认识到档案的重要性,牢固树立档案意识,关心工作人员的政治、生活待遇,注重管档人员和理论和业务水平,重视干部人事档案的基础工作,从而从整体上提高干部人事档案管理工作的水平。人事档案管理岗位要竞争上岗,层层挑选,要选出有党性意识,具有强烈的事业心和责任心,有保密意识,勤勤恳恳,忠于职守的优秀人才从事管理工作,注意保护和调动他们的积极性,帮助解决具体人事档案管理工作中的困难,促进人事档案管理水平的不断提高。

  结束语

  人才是一个企业发展壮大不可或缺的重要因素,人力资源也已成为企业最重要的资源,而在人力资源管理中的基础工作就是人事档案管理,人事档案工作已经成为企业管理工作的重要组成部分,对于企业来讲,员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息,而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。

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