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试析档案管理信息平台的深化与应用

更新时间:2014-11-24:  来源:毕业论文
试析档案管理信息平台的深化与应用
论文摘要:介绍了厦门电业局档案管理信息平台深化应用的背景、目标、实施步骤、效果及前景,以供借鉴。 
  论文关键词:档案管理;信息化;文件  
   
  近年来,随着信息技术高速发展,传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。 
  一、档案管理信息平台深化应用的背景 
  当前,国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变,努力创建“一强三优”(电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀)现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作,并将其作为企业管理重要组成部分,大力推进档案管理信息化。2006年,国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”;2009年,在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前,国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统,福建省电力公司随即也全面推广应用,厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业,在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。 
  厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系统率先晋升为“国家一级”,连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底,共有综合档案室1个,二级综合档案室17个,共有文书、科技、会计档案近 30万卷(件),机读目录12万余条,照片档案4000余张,及音频、视频档案200多份。 
  但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题:一是仍存在大量纸质档案未实现数字化;二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重,无法形成统一的档案信息资源库;三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐,低水平重复建设现象较为严重,软件管理系统功能存在缺陷,无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性;四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高,用户查询档案信息的效率较低;五是灵活性不足,不能适应机构调整对档案管理的要求。因此,急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。 
  二、档案管理信息平台深化应用的目标 
  福建省电力公司根据自身工作实际,在国家电网公司档案管理信息平台的基础上,采用B/S多层应用体系结构,应用SOA、J2EE等先进技术对软件应用系统进行深度开发,建成符合福建电力档案业务工作要求的功能模块和界面处理,实现了电子文件与电子档案全程管理。同时,福建电力数字档案信息资源管理系统创新性地开发了全宗定制、门类定制等多种定制功能,使系统可随着业务的变化而进行自行定制,减少了因业务变动而导致的二次开发费用和时间,极大地方便了使用;创新性提出了“现行文件层、整编文件层和永久档案层”三层管理模式,建立了文件中心、整编中心、数档中心和控制平台,实现了信息管理系统电子文件网络采集、整合、处理、归档全过程数字化。 
  档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。其中数字化档案存放在企业知识模块中,按照档案属性分类为:文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含:题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标,确定了十大功能:确定需要捕获的档案,确定档案的保存时间,档案捕获,登记,分类,存储和保管,利用,跟踪,处置计划的实施,对档案管理过程的记录。 
  用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理信息平台内嵌智能操作平台(IDOL),在检http://www.lwfree.cn索的同时对信息进行智能理解,主要完成档案内容资源的各项分析服务,以及智能化的文本处理,包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等,从无序的海量数据中,找到数据之间的关系和规律,进一步提高档案资源的利用价值。此外,还有一些特殊应用,例如,档案分类并不完全采用业务职能分类方法,而是在按业务活动划分类别的基础上,综合运用了机构级别、机构性质、所属区域、文件格式等分类标准。 
  档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台,使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施,融合思想理念创新与技术方法创新,最终实现电子数据的共享利用和综合应用,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。 
  三、档案管理信息平台深化应用的实施步骤 
  第一步:引入文件连续体模型。文件连续体(Records Continuum)模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性,提倡档案人员提前参与文件管理,直到文件被销毁或永久保存,要求将文件管理与业务流程相结合。为此,必须做到以下几点:第一,新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求;第二,对于已有的各种业务系统,建立其与档案管理信息平台的接口,使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据,尽可能地将档案管理监控职责向前延伸;第三,对于文件档案,明确各业务部门归档范围和责任,提供档案收集、整编及业务系统接口,实现对归档文件的前端控制和全程管理;第四,对于基建、设备档案,在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任,最小化人为因素,使归档工作与工程建设同步、有序进行。
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